Welche Aufgaben zuerst automatisieren? Ein Auswahl-Workflow für Agenturen

Fang mit der Aufgabe an, die oft kommt, dich manuell Zeit kostet und regelmäßig schiefgeht. Nicht mit der, die im Erstgespräch am spannendsten klingt. Diese Frage höre ich fast wöchentlich: „Womit fange ich beim Automatisieren überhaupt an?“ Meistens liegt dann schon eine Liste bereit: Rechnungen, Reportings, Kunden-Onboarding, Social-Media-Postings, am liebsten alles gleichzeitig. Genau da geht es schief. Wer alles auf einmal automatisieren will, baut meistens drei halbfertige Zapier-Flows, die drei Wochen später niemand mehr versteht.

Der Rest des Artikels macht das konkret. Du bekommst einen Bewertungsrahmen, ein paar Beispiele aus dem Agenturalltag und eine ehrliche Einordnung, wann du eine Aufgabe besser in Ruhe lässt.

Die eine Frage, die die Reihenfolge klärt

Bevor du irgendein Tool öffnest, brauchst du eine Rangfolge. Sonst automatisierst du das, was dir gerade zufällig im Kopf ist, und das ist selten das Wichtigste. Ich bewerte jede Kandidaten-Aufgabe nach vier Punkten, grob, nicht auf zwei Kommastellen.

• Häufigkeit: Wie oft passiert die Aufgabe? Etwas Tägliches lohnt eher als etwas Monatliches. Eine Sache, die einmal im Quartal anfällt, rechtfertigt selten den Bau-Aufwand.
• Zeit pro Durchlauf: Wie lange sitzt jemand dran? Fünf Minuten klingen harmlos, aber fünf Minuten mal fünfzig Mal im Monat sind ein halber Arbeitstag.
• Fehleranfälligkeit: Wie oft geht dabei etwas daneben? Copy-Paste-Aufgaben mit vielen Feldern sind Klassiker. Ein vertippter Betrag im Angebot kostet dich später mehr, als die Automation gespart hätte.
• Übergaben: Wie viele Menschen reichen die Aufgabe weiter? Jede Übergabe zwischen zwei Personen ist eine Stelle, an der etwas liegen bleibt.

Aufgaben, die bei mehreren dieser Punkte hoch liegen, kommen zuerst dran. Eine Aufgabe, die nur selten vorkommt und immer glatt läuft, bleibt manuell. Das darf sie auch.

Eine Woche mitschreiben statt raten

Der häufigste Fehler ist, aus dem Bauch heraus zu entscheiden. Gefühlt frisst das Reporting am meisten Zeit, in Wirklichkeit sind es die zwanzig kleinen Rückfragen per Mail, die den Tag zerstückeln. Deshalb: Schreib eine Woche lang mit, welche wiederkehrenden Handgriffe du und dein Team wirklich macht. Kein aufwändiges Zeiterfassungs-Projekt, eine simple Notiz reicht.

Nach fünf Tagen hast du eine ehrliche Liste. Meistens tauchen dort Dinge auf, an die vorher niemand gedacht hat: das manuelle Anlegen von Projektordnern, das Nachtragen von Zeiten in zwei Systeme, das Zusammensuchen von Kundendaten für jede neue Rechnung. Genau diese unspektakulären Sachen sind oft die besten Kandidaten, weil sie leise Zeit fressen und keiner sie hinterfragt.

Ein Beispiel, das fast immer trifft

Nimm das Angebots- und Onboarding-Thema, weil es fast jede Agentur betrifft. Ein neuer Kunde sagt zu. Jetzt legt jemand einen Projektordner an, kopiert die Kundendaten aus der Mail in die Rechnungssoftware, erstellt eine Aufgabe im Projekttool, schreibt eine Willkommens-Mail und trägt den Termin in den Kalender. Fünf Schritte, jedes Mal die gleichen Handgriffe, jedes Mal die Gefahr, dass ein Feld falsch übertragen wird.

Das ist ein Lehrbuch-Fall: hohe Häufigkeit, spürbare Zeit, viele Copy-Paste-Fehlerquellen, mehrere Übergaben. Hier lohnt Automation sofort. Ob du das mit einem fertigen Tool wie Zapier oder Make löst oder ein kleines eigenes Skript baust, ist die zweite Frage. Zu dieser Entscheidung habe ich an anderer Stelle den Vergleich Zapier, Make oder eigenes Mini-Tool aufgeschrieben, das musst du in diesem Schritt noch nicht klären.

Klein anfangen, nicht die ganze Kette

Wenn du deine erste Aufgabe gewählt hast, kommt die zweite Falle: den kompletten Prozess auf einmal automatisieren zu wollen. Lass das. Nimm den einen Schritt, der am nervigsten ist, und automatisiere nur den. Beim Onboarding zum Beispiel erstmal nur das Anlegen des Projektordners mit der richtigen Struktur. Läuft das zwei Wochen sauber, nimmst du den nächsten Schritt dazu.

Der Grund ist banal, aber wichtig: Eine kleine Automation kannst du verstehen, testen und im Zweifel schnell reparieren. Eine zehnstufige Kette, die du an einem Nachmittag zusammengeklickt hast, verstehst du in drei Monaten selbst nicht mehr. Und wenn sie dann bricht, weiß niemand, an welcher Stelle. Dann macht ihr die Aufgabe wieder von Hand, nur diesmal frustriert.

Wann du eine Aufgabe besser manuell lässt

Nicht jede wiederkehrende Aufgabe gehört automatisiert, und das offen zu sagen, gehört zu einem ehrlichen Workflow dazu. Drei Situationen, in denen ich abrate:

• Die Aufgabe ändert sich ständig. Wenn jeder Kunde eine Extrawurst braucht und es keine wiederkehrende Struktur gibt, automatisierst du Chaos. Erst den Prozess vereinheitlichen, dann automatisieren.
• Es steckt echtes Urteilsvermögen drin. Ein Angebot kalkulieren, eine heikle Kundenmail beantworten, priorisieren, welches Projekt vorgeht. Sowas kannst du vorbereiten, aber die Entscheidung bleibt beim Menschen.
• Sie kommt fast nie vor. Für einen Handgriff, der zweimal im Jahr anfällt, brauchst du keinen Flow, den du dann sowieso jedes Mal neu nachschaust.

Der einfache Test: Wenn dich das Bauen und Warten der Automation über ein, zwei Jahre gerechnet mehr Zeit kostet als die Aufgabe selbst, lass es. Eine Automation soll dir Arbeit abnehmen, nicht als schönes Projekt in der Ecke stehen.

Wer die Automation danach besitzt

Ein Punkt, den viele beim Auswählen vergessen: Jede Automation braucht einen Besitzer. Also eine Person, die weiß, was der Flow tut, wo er läuft und wen man ruft, wenn er stehen bleibt. In kleinen Teams landet das gern bei der einen Person, die sich „mit sowas auskennt“, und wenn die im Urlaub ist, steht der Laden.

Deshalb gehört zur Auswahl auch die Frage, ob ihr die Automation langfristig tragen könnt. Schreib in zwei, drei Sätzen auf, was der Flow macht und was zu tun ist, wenn er nicht läuft. Diese kurze Notiz ist unspektakulär und rettet dir später einen ganzen Nachmittag Sucherei.

Fazit

Die Frage war, womit du beim Automatisieren anfängst. Es geht dabei weniger um ein Tool oder eine Trend-Idee, sondern um eine ehrliche Liste. Schreib eine Woche mit, bewerte die wiederkehrenden Aufgaben nach Häufigkeit, Zeit, Fehleranfälligkeit und Übergaben, und nimm die, die oben landet. Dann automatisiere davon nur den ersten Schritt, gib der Sache einen Besitzer und schau, ob sie hält. Was selten vorkommt, sich ständig ändert oder echtes Urteilen braucht, lässt du in Ruhe. So wächst dein System langsam und bleibt reparierbar, statt an einem Nachmittag zu entstehen und ein halbes Jahr später keiner mehr durchzublicken.